Гладко было на бумаге, но на цифре - лучше

Без современных информационных технологий сегодня невозможно представить ни одну сферу деятельности, тем более деятельность крупных компаний. Вот почему «Норт Каспиан Оперейтинг Компани Н.В.» (NCOC) организовал в Атырау форум с участием более чем 70 представителей казахстанских компаний на тему «Разработка, внедрение и техническая поддержка программы управления информацией». В первую очередь это важно для тех отечественных производителей товаров и услуг, кто стремится стать частью проекта Кашаган.

- Достоверная и выверенная информация играет стратегическую роль в деятельности NCOC, - сказал на открытии форума генеральный менеджер департамента информационных технологий NCOC Иво ААЛБЕРС. - Компания является правообладателем информации, поэтому нам важно предоставлять партнёрам точные данные, чтобы потом у правообладателя не происходило ошибок при принятии тех или иных решений. Такой же достоверности мы вправе ждать от других.

Как отметили участники форума, процесс цифровизации, который сейчас проходит в таких крупных компаниях, как NCOC, заметно повышает эффективность работы - нет необходимости работать с бумагами, все необходимые данные находятся в единой базе в электронном виде. Между тем дел в этом направлении ещё много.

ПОМОЖЕТ «УМНЫЙ ПОИСК»

- На сегодня в NCOC внедрены процессы управления учетными записями и перечни учетных записей. Однако управление учетными записями между различными информационными системами не автоматизировано, - говорит менеджер по поддержке бизнес-процессов отдела информационных технологий Асель СЕЙТМАГАМБЕТОВА. - Кроме того, в настоящее время запущены процессы физического и электронного архивирования, однако компании требуется провести инвентаризацию существующих архивов. Конечно, это очень большая и ответственная работа, так как архивы - важная часть не только истории, но и производства. Также бизнес-процесс «управление знаниями» не определен и не оформлен документально, что приводит к утрате знаний. Необходимо создать единую базу всех информационных систем и добавить опцию «умный поиск», которая дает возможности поиска по всему массиву данных компании.  

Нарастание объемов документов вызывает трудности в их поиске, а это невосполнимые потери рабочего времени. Пока ещё в NCOC имеется большой архив данных, сохраняемых в бумажном виде - свыше 60 тысяч коробок. К примеру, недавно отделу информационных технологий понадобилось найти документ, датированный 1996 годом… При таких обстоятельствах наиболее эффективным способом хранения документов является организация электронного архива.

- Оцифровка бумажных архивных документов на сегодня является наиболее удобным инструментом для сохранения и использования информации. Она дает возможность для безопасного и более экономичного хранения, удобного поиска и использования. Поэтому наша цель - полная инвентаризация и цифровизация всего архива, - говорит Асель Сейтмагамбетова.

УРОКИ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПОСТАВЩИКОВ

Уже неоднократно сообщалось, что NCOC намерен с каждым годом увеличивать в своём производстве долю местного содержания. Поэтому в ходе форума участникам объясняли условия участия в тендерах. К слову, с 2006 года около 1 300 местных компаний приняло участие в семинарах и форумах, организованных NCOC для общего ознакомления с Северо-Каспийским проектом и контрактными требованиями, а также предоставления более детальных сведений о подготовке тендерных предложений и прохождении предварительной квалификационной оценки. В период с 2006 по 2018 гг. NCOC провёл около 350 технических аудитов с посещением производственных объектов местных компаний, чтобы оценить соответствие материалов и услуг, предлагаемых в рамках тендеров Северо-Каспийского проекта, высоким международным стандартам.

- Основной задачей является поиск поставщиков, способных предоставить услуги или товары в соответствии с техническими условиями и требованиями NCOC. Также поставщики должны выполнять взятые на себя обязательства в соответствии со стандартами деловой этики NCOC, - отметила инженер по контрактам Ботагоз САГИНГАЛИЕВА.

К слову, все поставщики, прошедшие предварительную квалификационную оценку, вносятся в базу данных NCOC и рассматриваются в качестве участников будущих тендеров. В завершение нынешнего форума участники форума презентовали свои проекты по компетентности в области управления информацией, чтобы показать меру своей готовности сотрудничать с NCOC.